KYOCERA Document Solutions
En automatisant les processus, les professionnels de la finance consacrent moins de temps aux tâches administratives fastidieuses, telles que la recherche de documentation et la saisie de données. En réduisant le volume de tâches manuelles, les sociétés peuvent aussi dynamiser leur productivité et créer une plus-value pour leurs clients, ce qui leur permet de réduire de manière drastique les erreurs manuelles. La numérisation des fichiers, complétée par l'utilisation d'outils capables d'imprimer plus vite, de scanner et de partager des documents, permet aux sociétés dotées d'une plateforme numérique d'augmenter leur productivité.
Numérisez les feuilles de calcul au format papier grâce à DMConnect. Les sociétés peuvent désormais numériser du contenu Microsoft Excel, puis manipuler les données sans devoir recréer la feuille de calcul dans son intégralité. Avec DMConnect, les utilisateurs ont la possibilité de parcourir le système, choisir un dossier client en particulier, et nommer un document avant de le numériser. Cela élimine le besoin de finaliser la numérisation depuis l'ordinateur.
DMConnect permet aux utilisateurs d'utiliser des codes-barres 1D et 2D pour indexer automatiquement et stocker des documents. De plus, la fonction « Form Recognition » (Reconnaissance des Formulaires) permet d'extraire automatiquement les données à partir des documents, afin de les acheminer, de les nommer, et de les stocker. Cela est particulièrement utile au moment de traiter des formulaires IRS, qui peuvent ainsi être traités rapidement.
La numérisation des flux de travail simplifie les processus reproductibles de manière cohérente, quel que soit le responsable de l'analyse, tandis que le personnel peut numériser et recevoir des résultats aux formats Microsoft Office pour une édition simplifiée.
ShareBase offre un espace sécurisé où charger et échanger des données financières, sans avoir à les envoyer par courriel. Les sociétés et les clients peuvent ainsi collaborer en temps réel sur les fichiers (par exemple via des feuilles de calcul), afin de garantir une coopération maximale; ce qui s'avère particulièrement utile au moment des audits et que le temps est limité. De cette façon, l'ensemble des collaborateurs est prêt à traiter l'information de manière immédiate.
Les utilisateurs jouissent d'une capacité de stockage dans le nuage illimitée en dehors de l'entreprise pour leurs documents sensibles, tandis que des autorisations d'accès sont délivrées par l'administrateur du compte, afin de garantir un niveau de sécurité et de conformité inégalé. Aussi, les données peuvent être partagées avec l'ensemble des utilisateurs sans craindre pour leur sécurité.
Pour ce type d'opérations, ShareBase est la solution idéale. Cet outil vous permet de définir des droits d'accès spécifiques, en fonction des utilisateurs, afin d'être certain que seules des personnes de confiance puissent accéder à ces données.
MyQ facilite la comptabilité de projet, pour permettre aux entreprises de facturer à leurs clients des copies, des impressions, des télécopies et des documents numérisés, par opposition aux « frais de dossiers » standard. La fonction « Print & Follow / Job Release » vous donne la possibilité d'imprimer le document de votre choix, depuis l'imprimante de votre choix.
Avec MyQ, les visiteurs peuvent imprimer des travaux sans avoir à se connecter à un réseau Wi-Fi d'entreprise privé, ce qui évite le risque de piratage des ordinateurs de la société par clé USB. En allant plus loin, MyQ veille à ce que vos appareils et travaux d'impression soient entièrement protégés. En matière de comptabilité particulièrement, cela est déterminant. En effet, les invités assistent souvent parfois à des réunions d'entreprise sans avoir accès à toute la documentation requise. Le fait qu'ils puissent imprimer in situ cette documentation, sans risque pour vos données, est une avancée qui doit être faite.
