KYOCERA Document Solutions
Traditionnellement reconnu comme un secteur lourd en papier, le domaine juridique présente une très forte possibilité d'évolution. En examinant précisément les besoins de votre entreprise, Kyocera sera en mesure d'identifier les solutions adaptées aux véritables problèmes que vous rencontrez. Grâce à la numérisation de gros volumes de documents juridiques et l'automatisation du traitement des processus de facturation et de documentation, les cabinets juridiques sont désormais en mesure d'accroître considérablement leur efficacité, tout en garantissant la sécurité des données et la confidentialité des clients.
L'approche compréhensive proposée par Kyocera permet de garantir la sécurité de vos données confidentielles, que vous imprimiez, numérisiez ou partagiez des documents. La fonction « Print & Follow » vous apporte la flexibilité nécessaire au moment de choisir l'imprimante à utiliser tout en garantissant la sécurité de vos documents.
De plus, les utilisateurs Invités ont la possibilité d'imprimer des travaux sans avoir à se connecter à un réseau Wi-Fi d'entreprise privé, ou sans risquer que quelqu'un ne pirate les ordinateurs de la société en y insérant une clé USB. En termes d'identification, MyQ requière des utilisateurs qu'ils se connectent au moyen d'une carte d'identité, d'un code PIN ou d'un identifiant Windows, ou en utilisant une combinaison de codes, telle qu'un numéro de carte d'identité et un code PIN avant d'imprimer ou de numériser un document. De cette façon, seuls les utilisateurs qui y sont autorisés peuvent accéder aux appareils.
Dans le domaine du juridique, rien n'est plus important que la sécurité. En cas de perte ou de piratage, les données et les documents confidentiels peuvent avoir des grandes conséquences sur la vie d'autrui. S'assurer que votre réseau est sécurisé; la première priorité.
Pour pouvoir collaborer et travailler efficacement, les équipes ont besoin d'outils fonctionnels. ShareBase est un outil de partage automatisé des documents, qui permet aux utilisateurs de numériser les documents et de les acheminer vers un dossier de destination précis et/ou un/des destinataire(s) courriel spécifiques.
Les clients disposent d'un espace sécurisé, où charger et échanger des fichiers d'ordre juridiques, sans avoir à les envoyer par courriel. Ainsi, les parties peuvent collaborer en temps réel sur des fichiers tels que des feuilles de calcul Excel. ShareBase permet également le stockage dans le nuage, hors-site, de documents sensibles. De plus, les abonnements utilisateurs sont gérés par les administrateurs de chaque compte, afin de garantir un degré maximum de conformité et de sécurité.
Vous pouvez également donner accès à certains utilisateurs en particulier et suivre qui peut consulter ou éditer un fichier, voire limiter les droits de téléchargement, ce qui signifie que le risque de partage involontaire d'un document avec les mauvaises personnes est largement diminué.
Dans les cabinets juridiques habitués à traiter d'énormes volumes de documents au format papier, la numérotation Bates permet une numérotation séquentielle des documents PDF; ce qui facilite le classement et l'identification des documents. Grâce à DMConnect, il est possible de créer une numérotation Bates, pendant la création de documents numérisés.
DMConnect permet aux sociétés de convertir des documents papier au format Word, pour simplifier leur édition. En donnant à vos équipes la possibilité d'accéder à cet outil d'édition de documents, les sociétés s'évitent les tracas liés aux limitations imposées par les licences de logiciels.
Avec DMConnect, les utilisateurs ont la possibilité de parcourir le système, choisir un dossier client en particulier, et nommer un document avant de le numériser. Cela élimine le besoin de finaliser la numérisation depuis l'ordinateur. De plus, via l'utilisation de code-barres 1D et 2D, les documents peuvent être indexés et stockés de manière automatique, et les procédés multi-étapes automatisés par reconnaissance du code-barre.
