Votre équipe a repris le travail au bureau, mais pas l'imprimante ?

Cette imprimante dans un coin de votre bureau en dit long. Pendant près de deux ans, elle est restée inactive pendant que votre équipe transformait sa façon de travailler. Elle a maîtrisé la collaboration dans le nuage, les flux de travail numériques et les outils de productivité mobiles. Maintenant, elle est de retour au bureau, mais votre technologie d'impression est-elle prête à répondre à ses nouvelles attentes ?

Partout au Canada, les organisations sont confrontées à ce défi précis alors que les équipes retournent sur leur lieu de travail. Les employés passent désormais constamment des documents numériques aux documents physiques, et s'attendent à bénéficier de la même flexibilité que celle dont ils jouissaient à distance. Le décalage entre ces nouvelles habitudes de travail et les imprimantes de bureau obsolètes crée des frictions quotidiennes qui se répercutent sur l'ensemble de vos activités.

Impression hybride au travail vs imprimantes de bureau obsolètes

Imaginez un lundi matin. Votre équipe arrive prête à collaborer en personne. Quelqu'un essaie d'imprimer l'ordre du jour d'une réunion. L'imprimante du bureau ne se connecte pas. Plusieurs personnes essaient avec leur ordinateur portable. Rien ne fonctionne. Elles se mettent rapidement à chercher des solutions de contournement pour imprimer un simple document.

Ce n'est pas un désagrément mineur. C'est ce qui arrive lorsque des technologies obsolètes se heurtent à de nouvelles habitudes de travail. La frustration se répand dans votre bureau et ralentit tout.

Pendant le télétravail, vos employés ont modifié leur manière de traiter les informations :     

Ils veulent imprimer depuis leurs téléphones et tablettes, pas seulement depuis leurs ordinateurs.

• Ils ont besoin d'une transition fluide entre le numérique et le papier.
• Ils attendent une sécurité qui fonctionne partout.
• Ils sont habitués à un accès facile au cloud pour tous les documents.
  

Lorsque l'imprimante de votre bureau ne répond pas à ces besoins, cela crée des problèmes quotidiens qui nuisent à la productivité. Les administrations publiques ressentent encore plus cette difficulté en raison de leurs exigences strictes en matière de documents.

Ce qui a changé pendant que les bureaux étaient vides

La technologie des imprimantes de bureau n'est pas restée immobile pendant la période de télétravail. Elle a rapidement évolué pour répondre aux nouvelles demandes.

Des études montrent que les organisations disposant de systèmes de gestion documentaire modernisés rencontrent moins de problèmes de flux de travail lorsque les équipes reprennent le travail. Selon Gartner, les entreprises qui adoptent des approches flexibles en matière de technologies sur le lieu de travail plutôt que des règles rigides obtiennent de meilleurs résultats en termes de talents et de productivité.

Les améliorations ont été apportées dans trois domaines clés :

Des fonctionnalités en nuage qui fonctionnent vraiment

Vous vous souvenez quand les imprimantes de bureau « prêtes pour le nuage » fonctionnaient rarement correctement ? Aujourd'hui, les systèmes se connectent véritablement au nuage sans aucun problème.

Votre équipe peut imprimer directement à partir du stockage en nuage, numériser vers des dossiers partagés et accéder à des documents depuis n'importe où. Pour les organisations qui traitent tout, des rapports internes aux documents clients, cela supprime les barrières entre les formats numériques et physiques. Les équipes gouvernementales qui traitent les demandes et les procès-verbaux de réunion trouvent cela particulièrement utile.

Une sécurité qui fonctionne partout

Autrefois, la sécurité des imprimantes de bureau consistait souvent à espérer que personne ne vole vos documents confidentiels dans le bac. Cela ne fonctionne plus dans l'environnement hybride actuel.

Chez KYOCERA Document Solutions Canada, nous avons constaté que les systèmes modernes utilisent l'authentification, l'impression sécurisée et le cryptage, qui fonctionnent de manière cohérente, que les employés soient au bureau ou connectés à distance. Cela permet de respecter les réglementations en matière de confidentialité, en particulier dans le secteur public et les industries réglementées.

Réfléchissez à ce qui se passe lorsqu'une personne doit imprimer des informations sensibles. Avec des systèmes obsolètes, la sécurité entrave la productivité. Les solutions modernes transforment la sécurité d'un obstacle en un catalyseur, permettant au travail de se dérouler naturellement tout en préservant la sécurité des informations.

Des flux de travail intelligents qui s'adaptent à votre équipe

La meilleure avancée réside dans la manière dont les imprimantes de bureau modernes s'adaptent à l'évolution des modes de travail. Au lieu d'obliger le personnel à s'adapter aux limites des imprimantes, les systèmes actuels s'adaptent aux modes d'utilisation réels.

Cela comprend des fonctionnalités telles que :

• Acheminement automatique des documents en fonction de leur contenu.
• Files d'attente d'impression qui permettent d'économiser du temps et de l'argent.
• Données d'utilisation qui aident à placer les appareils là où ils sont le plus nécessaires.
• Commandes adaptées aux appareils mobiles qui fonctionnent avec les appareils utilisés par les utilisateurs.
  

Il ne s'agit pas seulement d'options supplémentaires intéressantes. Ce sont des outils essentiels pour les organisations qui prennent en charge des modèles d'impression hybrides, les agences gouvernementales étant souvent les premières à les adopter afin d'améliorer leur efficacité.

Grâce aux flux de travail intelligents, les documents peuvent être traités différemment en fonction de leur objectif. Un formulaire nécessitant plusieurs approbations peut être automatiquement acheminé vers les canaux appropriés. Une note interne peut être envoyée vers l'imprimante de votre choix. Ces décisions automatisées s'effectuent en arrière-plan, ce qui simplifie le travail.

Les coûts réels des imprimantes de bureau obsolètes

Lorsque les organisations tardent à mettre à jour leur infrastructure documentaire, les coûts dépassent largement les frais de réparation. Les véritables dépenses se traduisent par des pertes de productivité quotidiennes. Les conclusions de KYOCERA en matière de productivité au travail révèlent que les problèmes techniques, tels que les dysfonctionnements des imprimantes, génèrent un stress inutile et font perdre un temps précieux que les employés pourraient consacrer à des tâches plus importantes.

Cette inefficacité a un impact direct sur :

• Délais de service aux clients et aux citoyens
• Processus d'approbation internes
• Collaboration au sein des équipes
• Satisfaction du personnel
• Efficacité budgétaire
  

Les infrastructures d'impression modernes ont transformé la manière dont les grandes entreprises gèrent les flux d'informations. Les équipes qui utilisent des systèmes mis à jour accomplissent les processus impliquant un volume important de documents en deux fois moins de temps, ce qui améliore à la fois les opérations internes et le service client.

Ces conclusions correspondent à ce que nous observons chez nos clients, y compris ceux du secteur public. Le fossé entre les attentes professionnelles modernes et les capacités obsolètes des imprimantes entraîne des baisses de productivité continues qui affectent l'ensemble de vos opérations.

Au premier abord, cette perte de productivité peut sembler minime : quelques minutes pour trouver une solution de contournement, un court délai d'attente pour obtenir une assistance technique. Mais ces moments s'accumulent chaque jour dans toute votre organisation, ce qui a un impact significatif sur votre efficacité et vos capacités de service.

L'impact des imprimantes de bureau obsolètes sur les opérations quotidiennes

Les effets concrets des incompatibilités entre les imprimantes et les flux de travail apparaissent dans des scénarios courants qui vous sont probablement familiers :

Un membre de l'équipe tente d'imprimer depuis son téléphone pendant une réunion, mais on lui répond qu'il doit envoyer le document par courriel à quelqu'un disposant d'un ordinateur connecté.

Le personnel crée des solutions de contournement qui contournent les mesures de sécurité juste pour accomplir des tâches de base, ce qui crée des problèmes potentiels de conformité.

Les télétravailleurs se rendent au bureau spécialement pour imprimer ou numériser des documents, car ils ne peuvent pas le faire en toute sécurité depuis leur domicile.

Le personnel informatique passe un temps précieux à résoudre des problèmes de connexion d'imprimantes au lieu de travailler sur des initiatives stratégiques.

Il ne s'agit pas seulement d'inconvénients. Ce sont les symptômes d'un système de gestion documentaire qui n'a pas évolué au même rythme que les organisations modernes. Ils se traduisent par une perte de productivité, une baisse de la satisfaction au travail et des failles potentielles en matière de sécurité.

Combler le fossé technologique en matière de documents

Comment les organisations intelligentes remédient-elles à cette déconnexion documentaire ? L'approche va au-delà du simple remplacement du matériel.

Commencez par comprendre les flux de travail actuels

Avant d'envisager de changer d'équipement, examinez comment les documents circulent actuellement dans votre organisation, et non comment ils circulaient avant la pandémie.

Recherchez :

• Goulots d'étranglement où les processus numériques et papier s'affrontent.
• Failles de sécurité créées par des solutions de contournement.
• Étapes manuelles inutiles.
• Déconnexions entre les services utilisant des systèmes différents.
  

Cette évaluation révèle les besoins réels de votre infrastructure d'impression moderne, un processus que les organismes gouvernementaux ont jugé utile à des fins de conformité.

L'analyse des flux de travail révèle souvent des tendances surprenantes. De nombreuses organisations constatent que leurs processus documentaires ont évolué de manière organique pendant le télétravail, les équipes ayant mis en place des systèmes non officiels pour pallier les limites technologiques. Comprendre ces adaptations permet de déterminer les fonctionnalités que vos systèmes d'impression modernes doivent prendre en charge.

Mettre l'accent sur l'intégration, pas seulement sur les fonctionnalités

Les solutions les plus efficaces pour les bureaux d'aujourd'hui privilégient l'intégration avec les systèmes existants. Cela signifie :

• Connexion avec des applications spécifiques à chaque service.
• Prise en charge des formats de fichiers courants.
• Compatibilité avec les systèmes de gestion des identités.
• API ouvertes pour répondre aux besoins personnalisés.
  

Cela rejoint directement l'approche adoptée par KYOCERA Document Solutions pour les projets de ses clients, qui consiste à commencer par comprendre l'ensemble de l'écosystème informatique plutôt que de se limiter aux besoins d'impression isolés.

Une véritable intégration signifie que vos imprimantes de bureau deviennent une extension naturelle des flux de travail existants, et non un système distinct nécessitant une attention particulière. Lorsque les employés peuvent imprimer directement à partir des applications qu'ils utilisent déjà, sans changer de contexte ni apprendre de nouveaux processus, la productivité s'améliore naturellement.

Intégrer l'adaptabilité pour faire face aux changements futurs

La pandémie nous a appris que les environnements de travail peuvent changer rapidement. Les imprimantes de bureau modernes doivent pouvoir s'adapter aux changements futurs sans nécessiter de remplacement complet.

Recherchez des solutions avec des licences flexibles, des composants modulaires et des mises à jour logicielles régulières qui étendent les fonctionnalités sans modification matérielle, une approche particulièrement appréciée dans les environnements soucieux de leur budget, comme le secteur public.

L'adaptabilité ne consiste pas seulement à réagir aux crises. Il s'agit de créer une infrastructure documentaire capable d'évoluer en fonction des besoins changeants de votre organisation. À mesure que vos modèles de flux de travail évoluent, vos systèmes documentaires doivent s'adapter en conséquence, en ajoutant des fonctionnalités lorsque cela est nécessaire, sans bouleversements majeurs.

Rendre la transition gérable

Pour les organisations soumises à des contraintes budgétaires, la mise à niveau des systèmes de gestion documentaire peut sembler difficile. Cependant, plusieurs approches peuvent faciliter la transition :

• Mise en œuvre progressive ciblant en priorité les services qui en ont le plus besoin.
• Services de gestion documentaire qui répartissent les coûts sur les budgets opérationnels.
• Programmes axés sur la durabilité qui compensent les coûts grâce à des gains d'efficacité.
• Formation du personnel intégrée à des initiatives numériques plus larges.
  

Les spécialistes des environnements de travail numériques constatent que les organisations qui commencent par des projets pilotes ciblés obtiennent deux fois plus de succès en matière d'adoption que celles qui tentent une mise en œuvre à grande échelle d'un seul coup, une pratique largement adoptée dans les marchés publics.

Les recherches menées par McKinsey sur les transformations numériques révèlent que les entreprises ont besoin d'une approche stratégique axée sur la valeur plutôt que de mises en œuvre axées sur la technologie pour réussir à déployer des solutions innovantes à l'échelle de leurs réseaux.

La transition ne doit pas nécessairement se faire du jour au lendemain. Commencez par les domaines où les problèmes sont les plus aigus, à savoir les services qui traitent un volume important de documents ou ceux qui ont des exigences complexes en matière de sécurité. Les succès obtenus dans ces domaines créeront une dynamique et fourniront des enseignements précieux pour les phases ultérieures.

Prêt à faire passer vos imprimantes de bureau au-delà de 2020 ?

Votre personnel a évolué. Vos méthodes de travail ont changé. N'est-il pas temps que vos systèmes d'impression bureautiques suivent le rythme ?

Les solutions documentaires modernes créent une expérience qui correspond au mode de fonctionnement actuel des organisations, en reliant les flux de travail physiques et numériques, en prenant en charge à la fois les scénarios en bureau et à distance, et en maintenant la sécurité dans tous les environnements.

Chez KYOCERA Document Solutions Canada, nous avons aidé de nombreuses organisations à travers le Canada à mener à bien cette transition, notamment des organismes du secteur public et des administrations municipales. Les transformations les plus réussies ne se concentrent pas uniquement sur la mise à jour du matériel, mais aussi sur la réinvention du flux de documents au sein de l'organisation.

Faites le premier pas dès aujourd'hui

Demandez une proposition et décrivez vos besoins en matière de flux de documents à notre équipe. Nos experts vous aideront à comprendre les possibilités spécifiques d'amélioration de votre écosystème documentaire et à élaborer une feuille de route pratique pour la transformation qui correspond aux besoins et au budget de votre organisation.