KYOCERA Document Solutions
Le contexte
Breakwater Accounting & Advisory Corp. s'efforce de protéger les propriétaires de petites et moyennes entreprises et les dirigeants d'organismes à but non lucratif des erreurs qui accompagnent la croissance. Elle aide les propriétaires d'entreprises à éviter les tracas liés aux énormes volumes de paperasse qui les ralentissent et contribue à préserver leur avenir.
Le défi
L'équipement de bureau de Breakwater était constitué d'imprimantes de bureau de type bureau à domicile. Elles étaient lentes, problématiques et incapables de gérer la quantité de numérisation dont l'entreprise avait besoin. Ce n'était pas l'idéal, mais ces imprimantes avaient la possibilité de transmettre les numérisations par FTP à Amazon Simple Storage Services (Amazon S3). C'est là que Breakwater stocke et protège ses données.
Breakwater avait besoin d'une méthode sécurisée pour numériser de gros volumes sans envoyer une copie du document par e-mail (formulaires W-2 et 1099, relevés de cartes de crédit, etc.) Cependant, la plupart des scanners et imprimantes professionnels à haut volume nécessitent l'envoi par email ou un service réseau sur site utilisant un FTP sécurisé pour transmettre à Amazon S3.
Comme Breakwater n'utilise pas de serveurs réseau dans ses locaux et que chacun de ses serveurs fonctionne derrière le pare-feu d'AWS, la solution devait être capable de fonctionner dans AWS.
Breakwater a cherché une solution pendant plus de six mois. Ils avaient besoin de quelque chose qui pouvait fonctionner dans le nuage, mais aussi être capable de numériser et de stocker directement dans Amazon S3. Breakwater a discuté de ce problème avec la société de gestion informatique Tranquil Seas qui, à son tour, a contacté le revendeur Kyocera, Altek Business Systems, Inc. pour l'aider à résoudre ces problèmes.
La solution
Altek et Tranquil Seas Technology ont proposé le TASKalfa 3253ci A3 MFP car son chargeur peut gérer le volume élevé de numérisation de Breakwater. En outre, la solution MyQ, conviviale, de contrôle des coûts et de sécurité, a été proposée pour gérer les flux de travail de numérisation de Breakwater. Breakwater a découvert que MyQ offrait non seulement la possibilité de numériser en toute sécurité et de se connecter directement à Amazon S3, mais aussi de tirer des impressions, un avantage supplémentaire dont l'entreprise n'avait pas conscience d'avoir besoin. Combinées, ces solutions permettraient à Breakwater de numériser directement vers le cloud et de sécuriser ses travaux d'impression.
The Results
Christopher Brooks of Tranquil Seas Technology assisted Kyocera and Altek with the installation of MyQ behind the AWS firewall. The infrastructure allowed secure scanning to Amazon S3 so all of Breakwater’s scanned financial and payroll documents were protected. Breakwater found a faster and more reliable MFP in the TASKlfa 3253ci, allowing them to replace their fleet of smaller desktop printers.
Finally, the MyQ solution allowed them to scan and connect securely without the costs of having servers on their premise.
The Good News
“Breakwater has a unique cloud-based, highly secure environment. We struggled to find a printing solution that could meet our security needs while providing us a high- performing printer and copier. Kyocera worked with our Technology Consultant to make sure that their solution met all of our security and cloud-based needs. Our team could not be more pleased with the results. They love the new printer, and its ability to meet the demands of our office has been incredible.
“When the team comes to thank you for the new printer, you know you made the right choice. We are very happy we chose Kyocera.” -Mary Hambleton, Director of Operations.