L'impression se poursuit dans un monde de plus en plus dématérialisé

Le concept de bureau sans papier est décourageant pour de nombreuses entreprises. Elles se sentent obligées de bannir tout papier de leurs locaux, faute de quoi elles auront échoué et resteront à jamais numériquement impures. Mais elles ne doivent pas se sentir intimidées. Il est normal de penser que le papier a encore un rôle important à jouer dans un monde sans papier, même si les organisations mettent en ligne le plus grand nombre possible de leurs opérations. Les entreprises peuvent faire un grand pas vers la suppression du papier sans avoir à abandonner complètement l'impression. Même sans atteindre la perfection, elles peuvent économiser des ressources, accélérer les processus et faciliter la sauvegarde des données.

Pour la plupart des entreprises, il est préférable de viser à utiliser beaucoup moins de papier plutôt que d'être entièrement « sans papier ». Il existe de bonnes raisons commerciales de faire cet effort. Selon l'Agence américaine pour l'environnement, les méthodes numériques permettent d'économiser 80 dollars par an et par employé en papier, encre, toner, espace de stockage et frais d'affranchissement. Les entreprises économisent le coût des services de déchiquetage des informations sensibles et peuvent être en mesure de se passer de salles entières et d'unités de stockage. Gartner a estimé que le coût du classement, du stockage et de la récupération du papier pour les entreprises américaines se situait entre 25 et 35 milliards de dollars américains. Les solutions de stockage numérique sont disponibles à un coût bien moindre. Il est également prouvé que les clients réagissent plus rapidement aux enquêtes et aux factures numériques qu'aux factures papier.

La technologie évolue et introduit de nouveaux moyens d'optimiser les processus, en grande partie grâce à la dématérialisation des entreprises, mais cela ne signifie pas nécessairement la fin de l'impression et de l'utilisation de documents papier dans les environnements de bureau. Le choix des documents qui doivent encore être imprimés est un élément clé de la transformation vers la dématérialisation.

Avantages de l'infonuagique

Les petites entreprises peuvent stocker tous leurs documents sur leurs propres serveurs, mais les grandes organisations auront besoin de l'informatique en nuage, qui est idéale pour le bureau sans papier. Un système de gestion des documents (SGD) basé sur le cloud permet d'étiqueter numériquement les documents, ce qui signifie qu'ils peuvent être retrouvés à différents endroits sans avoir à faire de copies. Il ne doit y avoir qu'un seul document principal. Avec un SGD, il est également impossible de perdre ou d'égarer des documents, ce qui est fréquent avec le stockage sur papier. Avec le cloud, chaque modification est sauvegardée instantanément et il est facile de créer plusieurs versions de documents. Il n'y a aucun risque qu'ils soient détruits par un incendie ou une inondation. Bien entendu, la sécurité des données peut poser problème et les entreprises doivent mettre en place des contrôles stricts sur l'accès aux informations sensibles.

Un bureau sans papier est bien adapté aux pratiques de travail flexibles et modernes. Les entreprises d'aujourd'hui aiment rester flexibles - elles changent de bureau lorsqu'une meilleure option se présente - et il est plus facile de transférer des données sous forme numérique que de trimballer des rames de papier. Le stockage numérique permet de retrouver plus rapidement les documents et de les sauvegarder plus facilement. La plupart des employés de bureau passent au moins un jour par semaine à travailler à distance, de sorte que la possibilité d'accéder aux documents dans le nuage ou sur le serveur de l'entreprise leur facilite la vie. Pour les équipes internationales situées dans des fuseaux horaires différents, il serait pratiquement impossible de travailler en collaboration si elles s'appuyaient sur des documents papier. Il est vrai que le passage à un bureau sans papier implique d'investir dans davantage d'écrans, et certaines entreprises rechignent devant le coût, mais de nombreuses études universitaires montrent un retour sur investissement rapide.

Le charme magique du papier a ses avantages

Malgré les arguments en faveur de la dématérialisation, il existe une résistance sociale à l'élimination du papier. Une étude menée par Virginia Clinton, professeur d'éducation, de santé et de comportement à l'université du Dakota du Nord, a montré que la lecture sur papier était plus efficace.

Les ventes de livres électroniques ont fortement chuté au cours des deux dernières années, les lecteurs découvrant les charmes des livres papier, ce qui leur a valu d'être qualifiés de « nouveaux vinyles ». Parfois, les textes numériques peuvent être perçus comme plus froids et plus impersonnels, sans les qualités tactiles du papier. L'argument selon lequel l'utilisation d'une trop grande quantité de papier est préjudiciable à l'environnement est également à double tranchant. Il s'avère que le papier est le matériau le plus facile à recycler. L'American Forest and Paper Association (AFPA) indique qu'en 2015, 51 millions de tonnes de papier ont été recyclées. L'AFPA indique qu'en 2016, le taux de récupération du papier aux États-Unis a atteint un niveau record de 67,2 %. Les Américains recyclent en moyenne plus de 330 livres de papier par an et le nombre d'arbres plantés est supérieur au nombre d'arbres détruits par l'utilisation du papier. En revanche, seuls 20 % des appareils électroniques sont recyclés.

Une approche flexible est la solution

Les entreprises devront élaborer leurs propres politiques en matière d'utilisation du papier, mais une idée consiste à permettre aux travailleurs d'imprimer les documents qui nécessitent une longue analyse. C'est le cas par exemple d'un avocat impliqué dans un litige complexe. S'il doit lire un grand nombre de références croisées, il est beaucoup plus facile de travailler sur papier qu'en format numérique. Ou si l'avocat souhaite annoter à la main des documents juridiques sensibles, puis détruire les notes, le papier est la meilleure solution. Inversement, tout ce qui est lu une fois n'a pas besoin d'être vu sur papier. Les documents officiels, tels que les factures, devraient également être dématérialisés. Dans certains cas, les entreprises auront besoin d'une combinaison de solutions papier et sans papier. Les risques réels de piratage des systèmes numériques et de vol de données signifient qu'il est préférable de conserver les informations sensibles sur papier dans un coffre-fort sécurisé. Par exemple, si une entreprise souhaite garder secrète la nouvelle formule d'un gilet pare-balles, elle peut conserver un dossier électronique qui renvoie à un dossier papier contenant les détails les plus sensibles. L'utilisation du papier à l'ancienne peut lui éviter de perdre sa propriété intellectuelle.

Le papier ne disparaîtra pas complètement des bureaux avant longtemps, voire jamais, ce qui ne devrait pas être une source d'autocritique pour les entreprises. Personne ne doit se sentir contraint de devenir entièrement sans papier. Les entreprises peuvent prendre des mesures importantes pour réduire leur consommation de papier, tout en prévoyant certaines occasions où elles préfèrent utiliser le papier plutôt que des méthodes numériques.