Cinq problèmes communs liés au flux de travail et comment les résoudre

Vous sentez-vous entravé au travail ? Des processus et des procédures inefficaces vous ralentissent-ils ?

Vous n'êtes pas seul. Face à l'escalade des exigences professionnelles, beaucoup d'entre nous se sentent comme la Reine rouge de Lewis Carroll, courant aussi vite que possible pour rester là où ils sont.

Une grande partie de cette course est inutile, causée par des procédures fastidieuses et une technologie bureautique dépassée. Si la mise à niveau a un coût, il en va de même pour l'absence de mise à niveau. Selon une étude d'IDC, les entreprises perdent chaque année 20 à 30 % de leur chiffre d'affaires en raison de leur manque d'efficacité.

Selon les études de Deloitte, les employés qui se sentent étouffés s'écartent souvent des processus standard. Parfois, ils parviennent à contourner les problèmes, mais les résultats ne sont pas toujours conformes aux normes de sécurité de l'entreprise. En outre, la reconfiguration des systèmes prend du temps et de l'énergie qui pourraient être mieux utilisés pour résoudre les problèmes de l'entreprise.

Heureusement, certains des problèmes de flux de travail les plus courants ont des solutions simples. En voici cinq que vous pouvez résoudre immédiatement :

1. Les systèmes qui ne se parlent pas entre eux

Selon une étude IDC, plus de 80 % des chefs d'entreprise disposent de systèmes et d'applications qui ne sont pas coordonnés avec d'autres systèmes internes ou avec ceux de partenaires extérieurs. En conséquence, le suivi des documents devient impossible, le contrôle des versions est un cauchemar et les employés perdent du temps à copier-coller ou à retaper des informations.

Solution : Créez un système de gestion des documents avec des processus standardisés. Veillez à ce qu'il intègre un logiciel permettant de suivre les documents. Selon l'étude IDC, les entreprises qui ont résolu leur problème de « déconnexion des documents » ont augmenté leur chiffre d'affaires de 36 % et réduit leurs coûts de 30 %.

2. Équipes à distance et difficultés de collaboration

Selon Gallup, le travailleur moyen télétravaille aujourd'hui deux jours par mois. Avant la pandémie de coronavirus, de nombreux chefs d'entreprise avaient prédit que la moitié de leur personnel travaillerait à distance d'ici 2020. Depuis, ce chiffre a considérablement augmenté. L'embauche d'employés et de sous-traitants éloignés permet à votre entreprise d'accéder à des talents, mais elle rend également le partage d'informations plus difficile.

Solution : Organiser des réunions à distance par le biais de la vidéoconférence. Utilisez un logiciel de collaboration qui permet aux équipes de travailler simultanément sur des documents, pendant et après la vidéoconférence. Utilisez votre imprimante multifonction (MFP) pour télécharger des documents, des feuilles de calcul et des graphiques dans des dossiers en ligne auxquels les équipes peuvent accéder à tout moment.

3. Des réunions à n'en plus finir

Selon une étude d'Atlassian, près de la moitié des réunions sont considérées comme une perte de temps et les employés y consacrent 31 heures improductives par mois. Quarante-cinq pour cent des employés se sentent dépassés par les réunions auxquelles ils doivent assister, et près de la moitié d'entre eux affirment qu'elles constituent la principale perte de temps au bureau. Selon l'étude, les réunions inutiles coûtent 37 milliards de dollars par an aux entreprises américaines en termes de coûts salariaux.

Solution : Inspirez-vous de la communauté du renseignement, qui classe les informations selon le principe du « besoin de savoir ». Limitez les participants aux personnes pour lesquelles le sujet est crucial. Parlez à l'avance aux principaux décideurs pour gagner du temps, et envisagez des réunions debout ou des journées sans réunion.

Vous pouvez également gagner du temps et de l'argent sur la préparation des réunions en rationalisant les paquets de documents qui prennent du temps. Si votre bureau est équipé d'une imprimante multifonction moderne, il y a de fortes chances que vous puissiez appuyer sur un bouton pour vous connecter à des systèmes de stockage basés sur le cloud, tels que Google Drive ou Evernote. Envoyez des documents et des feuilles de calcul aux participants à l'avance. Cela leur permet d'arriver mieux préparés et peut raccourcir la réunion ou la rendre plus productive - ou les deux.

4. Processus de facturation longs

Les factures doivent être approuvées à plusieurs niveaux et les systèmes sur papier vous paralysent. Les employés perdent du temps à chercher des documents et personne ne sait à quelle étape du processus il se trouve, ce qui frustre les fournisseurs.

Solution : Numérisez les factures sur votre imprimante multifonction en appuyant sur un bouton, et envoyez-les directement au service financier pour examen et approbation par le biais d'un système numérisé.

Vous ne savez pas comment faire ? Contactez le fabricant ou le revendeur agréé auprès duquel vous avez loué ou acheté l'imprimante multifonction. Leurs représentants peuvent vous montrer comment utiliser cette fonction et d'autres fonctions avancées qui vous rendront plus efficace.

En utilisant le système numérisé, vous pouvez suivre les progrès réalisés et éviter aux comptables de perdre du temps à remplir des formulaires. Vous éliminerez également les erreurs qui se produisent lors du traitement manuel. Au fil du temps, un système numérisé peut révéler des tendances en matière de dépenses et d'inefficacité, ce qui vous donne des indications sur la manière d'améliorer vos processus d'entreprise.

5. Impossibilité de trouver des informations lorsque vous en avez besoin

Vous savez que la statistique dont vous avez besoin pour votre présentation PowerPoint se trouve quelque part dans votre courrier électronique, ou peut-être dans un dossier partagé - mais lequel ? Vous en avez besoin immédiatement, alors vous appelez le service informatique pour obtenir de l'aide, mais il est trop occupé pour vous répondre.

Solution : Pour éviter ce problème, créez des destinations de numérisation personnalisées sur votre imprimante multifonction. Vous pouvez le faire sans aide informatique. Les documents sont envoyés là où vous en avez besoin, par exemple sur votre smartphone, où vous pouvez y accéder n'importe où. Vous pouvez également utiliser votre téléphone pour prendre des photos ou scanner des codes-barres et transférer les fichiers vers un espace de stockage partagé afin que d'autres personnes puissent les consulter.

Le temps est trop précieux pour être gaspillé dans des flux de travail désorganisés. Assurez-vous que vos systèmes bureautiques sont à jour et apprenez à vos employés à les utiliser - et n'oubliez pas que toute bonne entreprise de bureautique aura des représentants sur place pour vous offrir l'assistance et la formation dont vous avez besoin pour optimiser votre efficacité.

Lorsque vous êtes conscient des ressources dont vous disposez, il est étonnamment facile d'apporter des changements qui augmenteront votre productivité et amélioreront vos résultats.