Quatre outils nécessaires à la gestion de projets à distance

Pour beaucoup d'entre nous, sortir du bureau signifie sortir de notre zone de confort mais, comme cela a été le cas tout au long de notre évolution, nous devons nous adapter. La collaboration entre les membres d'une équipe dans différentes villes, voire dans différents pays, sera la nouvelle norme, car le concept traditionnel de comment, quand et où nous travaillons a été modifié à jamais.

Pendant les périodes de perturbation, comme celle du COVID-19, de nombreuses industries se sont arrêtées, mais si l'on considère des domaines comme les médias et la communication, leur travail n'a jamais été aussi important pour tenir le public informé avec des informations fiables. Les journalistes et les spécialistes de la communication ont été chargés de créer des publications et des campagnes tout en travaillant à distance et l'importance de la technologie et de la collaboration pour rationaliser les processus et alléger les opérations est rapidement apparue.

Selon le rapport PMI’s Pulse of the Profession, une communication efficace est le facteur de réussite le plus crucial dans le cycle de vie de la gestion de projet. Il indique qu'en moyenne, un projet sur cinq échoue en raison d'un manque de communication entre le chef de projet, les membres de l'équipe et les parties prenantes.

Équipes et technologie

Lorsqu'il n'est plus possible de se réunir dans la salle de réunion n° 2 pour des séances de brainstorming ou pour suivre l'avancement des travaux, les entreprises doivent utiliser les outils à leur disposition. Les besoins de chaque équipe sont uniques, mais il existe désormais une multitude de ressources disponibles pour les projets de toutes formes et de toutes tailles. Nous mettons ici en avant les applications qui peuvent améliorer les environnements sans papier et qui s'intègrent naturellement à la gestion de projet à distance, en contribuant à stimuler l'efficacité, la productivité et la mobilité :

1. Les applications de liste de tâches vous permettent de réorganiser facilement les tâches en fonction de l'évolution des priorités et de les assigner à d'autres personnes, en recevant des alertes une fois qu'elles sont terminées. Avec une application de liste de tâches, vous recevez également des rappels des prochaines dates d'échéance et les fichiers peuvent être téléchargés et partagés. La transparence est totale, ce qui permet aux responsables de suivre les progrès, de mettre en évidence les goulets d'étranglement et de s'attaquer aux problèmes. Pour les projets, la possibilité de voir des rapports d'avancement en temps réel est inestimable. Asana et Trello sont des exemples populaires de ce type d'application.

2. Les applications de numérisation sont utilisées pour transformer des documents papier importants en fichiers numériques. Contrairement à la méthode traditionnelle d'impression et d'envoi de documents sensibles au facteur temps par les services postaux, les documents peuvent désormais être envoyés pour être complétés et signés par courrier électronique en un instant. Cela permet non seulement d'améliorer les délais d'exécution, mais aussi de renforcer la sécurité.

3. Les outils de signature électronique vous permettent de signer des documents sans les imprimer. Il est aujourd'hui possible de signer numériquement la plupart des documents. Pour ce faire, vous avez besoin d'une application qui vous permet de créer une signature numérique et de l'appliquer aux fichiers. Cela permet de signer des contrats ou des documents juridiques à distance et rapidement, et de gagner du temps sur l'affranchissement - ce qui peut prendre un temps considérable lorsque les services de livraison sont soumis à une pression croissante.

4. Les outils de partage de documents constituent un moyen alternatif d'envoyer des documents numériques via un autre service basé sur le cloud et sont particulièrement utiles pour les fichiers trop volumineux pour être envoyés par courrier électronique. La possibilité de partager rapidement avec d'autres membres de l'équipe est essentielle lorsqu'on travaille à distance sur un projet important. Dropbox et Google Drive sont deux excellents exemples de cette plateforme.

Outre les plates-formes mentionnées ci-dessus, nous disposons également d'outils de communication vitaux tels que les appels Zoom et Skype, qui nous permettent d'avoir un contact virtuel régulier en face à face avec les membres de l'équipe. Il s'agit là d'un aspect essentiel du travail à distance, qui permet de maintenir le contact humain et les liens au sein de l'équipe. Les chats de groupe via des outils tels que Microsoft Teams nous permettent de résoudre des doutes en quelques secondes et de fournir des mises à jour régulières aux parties concernées. Pour les projets à distance, ces outils de communication peuvent, tout simplement, faire la différence entre le succès et l'échec.

Collaboration

Il ne fait guère de doute que le succès des projets à distance, et du travail à distance dans son ensemble, dépendra fortement de la communication. À l'ère du numérique, les entreprises sont confrontées au défi de tirer parti des nouvelles technologies pour rapprocher leurs employés, tout en surmontant les distances physiques. Cela permettra de distinguer les perturbateurs de ceux qui finiront par se laisser distancer.

Les entreprises qui développent une approche holistique et durable du travail à distance résisteront à l'épreuve du temps. À notre époque, où la résistance au changement et aux nouvelles méthodes de travail reste un problème considérable, celles qui créent une culture de collaboration entre les employés et la technologie obtiendront les récompenses ultimes.